Μια ενδεχόμενη προσφυγή ασκείται το αργότερο σε ένα μήνα από την γνωστοποίηση της απόφασης στον πιστοποιημένο ή υποψήφιο πελάτη, αποστέλλοντας γραπτή ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συστημένης επιστολής.
Κατόπιν άσκησης της προσφυγής, ο Διευθύνων Σύμβουλος ενημερώνει τον πελάτη εντός 7 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία υποβολής της προσφυγής για τον Υπεύθυνο Προσφυγών που έχει διορίσει για να λάβει υπόψιν συγκεκριμένα ζητήματα του προβλήματος, ενώ ο Διευθύνων Σύμβουλος είναι υπεύθυνος να επιβεβαιώσει ότι δεν υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων μεταξύ του Υπεύθυνου Προσφυγών και του πελάτη. Ο Υπεύθυνος Προσφυγών δεν πρέπει να έχει άμεσο συμφέρον για το αντικείμενο της προσφυγής, υπό οποιαδήποτε μορφή, ενώ διαφοροποιείται από τους επιθεωρητές και την Επιτροπή Πιστοποίησης.
Η επανεξέταση της προσφυγής θα διεξαχθεί εντός 20 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία υποβολής της. Ο Υπεύθυνος Προσφυγών ενημερώνει τον αιτούντα για το αποτέλεσμα της υπόθεσης, επικυρώνει την προσφυγή και καθορίζει το χρονοδιάγραμμα και τα περαιτέρω μέτρα που είναι αναγκαία για να διερευνήσει όλα τα στοιχεία της προσφυγής που απαιτούνται για την τεκμηρίωση της τελικής απόφασης.
Όταν ολοκληρωθεί η διερεύνηση της προσφυγής και συγκεντρωθούν επαρκείς πληροφορίες, ο Υπεύθυνος Προσφυγών αποφασίζει ποιες ενέργειες πρέπει να ληφθούν για την αντιμετώπιση της.
Τέλος, ο Διευθύνων Σύμβουλος και ο Υπεύθυνος Προσφυγών ενημερώνονται με γραπτή ειδοποίηση σχετικά με το αποτέλεσμα της έρευνας και την απόφαση του Υπεύθυνου Προσφυγών.
